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～もう残業に悩まない！あなたの会社を変える給与計算代行活用術～
皆さん、こんにちは！永島竜貴社会保険労務士事務所の永島です。
社労士事務所とは別に、15年間、税理士として様々な企業や個人事業主の方々の税務もサポートしてきた経験を活かし、給与計算代行サービスも提供させていただくことにしました。
ところで、「給与計算」…
毎月必ず発生する業務ですが、担当者にとっては時間と手間がかかる悩みの種ですよね。 特に、中小企業やスタートアップの場合、人事担当者が給与計算だけでなく、採用、労務管理など、様々な業務を兼務しているケースも多いのではないでしょうか？
「給与計算業務に追われて、本来やるべき業務がなかなか進まない…」
「法改正や制度変更に、いつも振り回されている…」
「給与計算ソフトの操作が複雑で、ミスが心配…」
もし、あなたが一つでも当てはまるなら、ぜひこの記事を読み進めてください。 あなたの会社を変える「給与計算代行」という選択肢について、詳しく解説していきます。
なぜ給与計算代行が必要なのか？
給与計算は、従業員の生活を支える重要な業務であり、正確性が求められます。
しかし、給与計算には、労働法や税法に関する専門知識が必要であり、法改正や制度変更にも常に対応しなければなりません。
そのため、給与計算業務を担当者に任せきりにすると、以下のようなリスクが生じる可能性があります。
時間と労力の浪費 人的ミスの発生
法改正への対応漏れ 情報漏洩のリスク
これらのリスクを回避し、人事担当者がより戦略的な業務に集中するためには、給与計算代行サービスの利用が有効な手段となります。
給与計算代行サービスとは？
給与計算代行サービスとは、専門の会社に給与計算業務をアウトソーシングするサービスのことです。 給与計算、社会保険手続き、年末調整など、幅広い業務を代行してくれます。
給与計算代行サービスを導入するメリット
給与計算代行サービスを導入することで、企業は以下のようなメリットを得られます。
- 時間とコストの削減
給与計算にかかる時間と労力を大幅に削減し、人件費やソフトの維持費などのコストも抑えることができます。
- 業務効率の向上
給与計算業務から解放されることで、人事担当者は本来の業務に集中でき、業務効率が向上します。
- ミスの防止
専門家が計算を行うため、計算ミスや手続きミスを防止し、正確な給与計算を実現します。
- 法改正への対応
常に最新の法律に対応してくれるので、法改正や制度変更に迅速かつ適切に対応できます。
- セキュリティ対策の強化
従業員の給与情報は、専門業者によって安全に管理され、情報漏洩のリスクを軽減できます。
給与計算代行サービス導入で、人事部はこう変わる！
- 残業が減り、ワークライフバランスが実現！
- ストレスから解放され、心身ともに健康な状態で働ける！
- 本来の業務に集中でき、人事戦略を推進できる！
- スキルアップの時間を確保できる！
- 会社への貢献を実感できる！
でも、ちょっと待って！業者選びは慎重に！
給与計算代行サービスを導入する際は、業者選びが重要です。 適切な業者を選ばないと、期待した効果を得られないどころか、トラブルに巻き込まれる可能性もあります。
そこで、人事担当者必見！ 失敗しない給与計算代行業者の選び方を、企業規模や雇用形態別に詳しくご紹介します。
1. 中小企業経営者が陥りやすい3つの落とし穴
中小企業の経営者は、給与計算代行業者を選ぶ際に、特に以下の3つの落とし穴に注意する必要があります。
落とし穴1：料金だけで選んでしまう
給与計算代行の費用は、従業員数やサービス内容によって異なります。 しかし、費用だけで選んでしまうと、必要なサービスが含まれていなかったり、追加料金が発生したりする場合があります。
⇒回避策: 複数の業者から見積もりを取り、サービス内容と料金を比較検討しましょう。 料金体系が明確で、追加料金が発生しにくい業者を選ぶことが大切です。
落とし穴2：専門知識や経験がない業者を選んでしまう
給与計算には、労働法や税法に関する専門知識が必要です。 専門知識や経験がない業者に依頼すると、計算ミスや法改正への対応漏れが発生する可能性があります。
⇒回避策: 社労士や税理士などの専門資格を持つ業者や、給与計算代行の実績が豊富な業者を選びましょう。 業者のホームページやパンフレットで、実績や専門性を確認しましょう。
落とし穴3：コミュニケーション不足
給与計算代行は、業者との密なコミュニケーションが重要です。 コミュニケーション不足に陥ると、情報伝達の遅れや認識の齟齬が生じ、トラブルの原因となります。
⇒回避策: 担当者とのコミュニケーションがスムーズにできる業者を選びましょう。 問い合わせに対するレスポンスが速く、丁寧な対応をしてくれる業者を選ぶことが重要です。
2. 人事担当者が知っておくべき5つのチェックポイント
人事担当者は、給与計算代行業者を選ぶ際に、以下の5つのチェックポイントを意識しましょう。
チェックポイント1：代行範囲
給与計算代行の範囲は、業者によって異なります。 給与計算だけでなく、社会保険手続きや年末調整など、どこまで依頼できるかを確認しましょう。 自社のニーズに合わせて、必要なサービスを提供してくれる業者を選びましょう。
チェックポイント2：システム
給与計算システムは、業者の業務効率や正確性に影響します。 自社のシステムと連携できるか、使いやすいシステムであるかなどを確認しましょう。 最新のシステムを導入している業者を選ぶことで、業務効率化やセキュリティ対策の強化につながります。
チェックポイント3：セキュリティ
従業員の給与情報は、非常に重要な個人情報です。 情報漏洩のリスクを避けるため、セキュリティ対策がしっかりしている業者を選びましょう。 ISO27001などの情報セキュリティマネジメントシステムの認証を取得している業者を選ぶと安心です。
チェックポイント4：サポート体制
給与計算に関する疑問やトラブルが発生した場合、迅速に対応してくれるサポート体制があるかを確認しましょう。 電話やメールだけでなく、チャットやオンライン meeting などのサポート手段が充実している業者を選ぶと便利です。
チェックポイント5：費用対効果
費用だけでなく、得られるサービスや品質を考慮し、費用対効果の高い業者を選びましょう。 複数の業者から見積もりを取り、サービス内容と料金を比較検討しましょう。
3. フリーランス・個人事業主が知っておくべき3つの注意点
フリーランスや個人事業主の場合、従業員数が少ないため、給与計算代行サービスの利用をためらう方もいるかもしれません。 しかし、給与計算は煩雑で時間のかかる作業であり、本業に支障をきたす可能性もあります。
そこで、フリーランス・個人事業主が給与計算代行業者を選ぶ際に注意すべき3つのポイントをご紹介します。
注意点1：料金体系
フリーランス・個人事業主の場合、従業員数が少ないため、割高な料金体系の業者もあります。 従業員数に応じた料金体系だけでなく、月額料金やオプション料金なども確認しましょう。 フリーランス・個人事業主向けの料金プランを用意している業者を選ぶと良いでしょう。
注意点2：柔軟性
フリーランス・個人事業主の場合、従業員数や給与体系が頻繁に変わる可能性があります。 契約内容や料金体系が柔軟に対応できる業者を選びましょう。
注意点3：コミュニケーション
「時間がない」「給与計算はわからない」そんな悩みをお持ちのあなたへ。当事務所は、迅速・丁寧な対応で、お客様の疑問を解消いたします。複雑な給与計算もお任せください。専門家の私がしっかりとサポートいたします。
4. よくある質問
Q: 給与計算代行サービスを導入する費用はどのくらいですか？
A: 費用は、従業員数やサービス内容によって異なります。複数の業者から見積もりを取り、比較検討することをおすすめします。
